为了避免上述情况的发生,物业管理企业应该着力设计市场调查考察阶段的工作内容,努力通过现场考察、座谈、等多种形式了解服务供应商的公司实力、经营理念、人员管理、管理控制及效率、服务保障能力等项内容,特别是可以对现场服务细节进行考察,比如员工是否熟悉业务、对客服务态度,工作记录表格填写等,通过这些实际工作中的“真情流露”(蜂巢物业网注),有助于物业管理企业更加地了解外委服务供应商的企业真实情况,从而弥补单纯依靠书和答辩环节了解外委企业情况的不足,尽量把不合格的外委供应商排除在招工作之外。
在进行物业专项服务外包工作时,选择合适的务供应商只是物业管理企业外包业务成功的基本条件,而认真起草和签订一份的外包合同或协议,不仅是对外包服务工作质量的有力保障,同时也是进行物业管理服务外包业务的关键。对于委托合同或协议的建立,有些物业管理企业存在认识误区,认为合同或协议是用来规范不诚信企业之间的文书,如果物业管理企业和服务供应商有着良好的合作关系,那么一定在这次合作时会有着良好的相互服务关系。其实,这种认识是错误的。合同或协议是规范双方行为的文件,作为双方共同遵守的依据,保护的是双方的利益。其内容应包含:合作范围、运作方式、服务方案、实施计划、责任划分、转包、保险事宜、合约修改与终止、付款方式、事故赔偿等事项。
物业管理是市场经济的产物,在市场经济中应当实行公开、公平、公正的竞争机制,在选聘物业管理企业时,应该坚持招标、制度,委托方发标,一般要有3个以上的物业管理企业,招标要公开,揭标要公正。物业管理遇到的问题十分复杂,涉及到法律非常广泛,整个物业管理过程中时时刻刻离不开法律、法规。依法签订的《物业服务合同》,是具有法律效力的规范文书,是物业管理的基本依据。